Ofis ve dükkân taşıma: işi aksatmadan yer değiştirmek

Ev taşırken "akşama yerleşelim" deriz. İş yerinde bu cümle "pazartesi sabah dokuzda herkes masasında olsun"a dönüşür. Ofis ve dükkân taşımalarının çoğu şehir içinde, kısa bir mesafede olur. Ama mesafe kısa diye iş kolay değildir. Burada taşınan şey sadece masa ve dolap değil, bir işin akışıdır.

Zamanlama her şeydir

İş yeri taşımalarında en çok tercih edilen zaman, mesai dışıdır: cuma akşamı başlayıp cumartesi biten ya da hafta sonuna yayılan bir plan. Böylece kapıda "taşınıyoruz, kapalıyız" yazısı bir günden fazla kalmaz.

Dükkânlarda durum biraz farklıdır. Vitrin, raf ve stok bir arada taşınır; yeni yerin rafları kurulmadan ürünü getirmek, kolilerin günlerce ortada kalmasına yol açar. Bu yüzden dükkân taşımasını genelde iki adımda planlarız: önce raf ve mobilya, sonra ürün.

Yeni yerin planı

Taşınmadan önce yeni ofisin basit bir krokisini çizip her masaya bir numara verin. Eski ofiste her masanın, dolabın ve kolinin üstüne o numarayı yazın. Taşıma ekibi bir koliyi kucakladığında nereye gideceğini sormak zorunda kalmaz; yeni ofiste her şey doğrudan yerine iner.

Toplantı odası, arşiv, mutfak gibi ortak alanlar için de ayrı bir renk ya da kod kullanmak işe yarar.

Bilgisayarlar ve kablolar

Bilgisayar, yazıcı ve ağ cihazlarını taşımadan önce verilerin yedeğini almak işin en önemli parçasıdır. Kabloları sökmeden önce bağlantıların fotoğrafını çekin, her cihazın kablolarını ayrı bir poşete koyup cihazın numarasını yazın.

Ekranlar ve kasalar mümkünse kendi kutularıyla, değilse sarılıp dik olarak taşınır. Sunucu ya da ağ dolabı varsa bunların sökülüp kurulmasını sizin teknik ekibinize ya da hizmet aldığınız firmaya bırakmanızı öneririz; biz cihazı güvenle bir yerden diğerine götürürüz.

Arşiv ve belgeler

Dosya dolapları dolu hâlde taşınmaz; hem çok ağırdır hem de çekmeceler yolda açılabilir. Klasörleri sırasını bozmadan kolilere koyup kolinin üstüne dolap ve raf numarasını yazmak, yeni ofiste arşivi aynı düzenle kurmayı sağlar. Gizli belgeleri ayrı ve kapalı kolilere koymanızı, bunları taşıma sırasında bir çalışanınızın takip etmesini öneririz.

Bina yönetimi ve izinler

İş merkezlerinde taşınma saatleri, yük asansörü kullanımı ve aracın yanaşacağı alan çoğu zaman yönetimin iznine bağlıdır. Hem eski hem yeni bina için bu izni önceden almak, taşınma günü kapıda beklemeyi önler. Yüksek katlı binalarda büyük mobilyalar için dış cephe asansörü de seçenekler arasındadır.

İlk gün

Taşınma bittiğinde yeni ofiste en çok aranan şeyler şunlardır: priz uzatmaları, internet şifresi, kahve makinesi ve kimin hangi masada oturacağı. Bunları "ilk gün" kolisine koymak, pazartesi sabahını rahatlatır. Taşıma sırasında bir çalışanınızın yeni yerde bulunup kolilerin doğru masaya gittiğini kontrol etmesi de büyük kolaylık sağlar.

İyi bir ofis taşımasının ölçüsü basittir: pazartesi sabahı kimse bir şey aramıyorsa iş doğru yapılmıştır.

Taşınacak iş yerinin büyüklüğünü, iki adresi ve uygun olduğunuz günleri WhatsApp'tan yazın; planı birlikte çıkaralım. Şehir içi taşımalarla ilgili diğer notlarımız şehir içi yazımızda.